La Oficina de Registro Académico tiene a su cargo cinco procesos fundamentales:
Coordinación y control por calendario de la programación académica formal de la Universidad
La Oficina de Registro establece calendarios precisos para que los Secretarios Académicos de los programas ingresen la siguiente información:
- El plan de estudios para los nuevos estudiantes y las modificaciones o actualizaciones a los planes de estudio de los alumnos antiguos.
- Todos los cursos que en el período académico ofrecerá en particular su programa académico, indicando para cada curso: el cupo mínimo y máximo, los grupos que se abrirán, el horario, el salón y el profesor.
En fechas precisas, los estudiantes ingresen la siguiente información:
- Inscripciones a los cursos que tomarán en el período.
- Los ajustes a la inscripción inicial realizada.
En fechas precisas los empleados de la División Financiera ingresen la siguiente información:
- Los valores de la matrícula por período y por programa académico
- Reporte de novedades (descuentos, becas, saldos, etc.)
Suministro de información oficial
Este proceso hace referencia a los tipos de información que arroja el sistema y a su presentación en los formatos oficiales de la Universidad requeridos por las directivas, las entidades del Estado, los estudiantes activos y no activos, las unidades académicas y dependencias administrativas de la Universidad. Siguiendo en algunos casos calendarios estrictos y en otros no. El Área de Registro y Control emite o expide:
- Listas de estudiantes matriculados por curso
- Informes de los estados académicos del estudiante
- Certificados académicos
- Certificados de créditos por período académico
- Informes de auditoría de grado
- La carga académica del estudiante
- Datos para la elaboración y cálculo de estadísticas diversas
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