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Omnia

Eficiencia en las organizaciones – el costo de la cultura organizacional

César Ignacio León Quillas (*) Y Angélica Jaramillo Fandiño

04/12/2018

Volumen 4 - Nº 44 dic./2018
ISSN: 2422-2216

Eficiencia en las organizaciones – el costo de la cultura organizacional

La ciencia económica estudia el comportamiento de los seres humanos en sus elecciones, estudia la forma en la que los individuos optan por satisfacer sus necesidades tomando en cuenta la escases de los recursos... 

...la administración por otra parte se entiende como el proceso de orientar y dirigir recursos hacia la consecución de una meta, así a través del trabajo con personas, los encargados de administrar buscan lograr dichos objetivos de la organización con eficacia y eficiencia. El presente artículo busca mostrar las  relaciones existentes entre la economía y la administración denotando que la eficiencia es una condición necesaria para ambas, así, se sugiere que la segunda podría adoptar algunos principios de la primera para que el proceso de  dirigir personas en las organizaciones se logre con mucho mayor éxito, denotando como se generan estas relaciones y como afectan al desarrollo de la cultura organizacional sobre la base de los factores motivacionales.

(*) Profesor de Administración y Contaduría – Universidad del Valle
(**) Estudiante Noveno Semestre de Administración de Empresas – Universidad del Valle


La ciencia económica como ciencia social, analiza el comportamiento de los seres humanos en sus elecciones, estudia “Como se asignan los recursos escasos para satisfacer necesidades ilimitadas” (Mankiw, 2012) la administración por otra parte es  “el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para cumplir con los objetivos organizacionales, los buenos administradores  llevan a cabo estas funciones con eficacia y eficiencia” (Bateman, 2009).

La Economía sugiere que los agentes actúan, y que sus acciones descansan sobre la base de un comportamiento racional, las personas se encuentran todos los días y a todo momento eligiendo, la economía enseña cómo hacer de esa elección una elección racional, pero ¿Qué es actuar de  forma racional para la economía? Actuar de forma racional, es actuar de tal manera que los recursos que se usen  en una elección, obtengan el mejor resultado posible, esta concepción está atada al concepto de eficiencia, por lo tanto existe un puente entre el objeto de estudio de la economía y la administración, dado que la primera busca que se elija con eficiencia y la segunda busca que se logren los objetivos con  eficiencia.
 
Dentro de una organización el administrador  primero reconoce los recursos con los que cuenta, luego define los objetivos generales y específicos, realiza planes estratégicos para la consecución de dichos objetivos, acto seguido diseña las estrategias para la ejecución del plan y finalmente genera los procesos de evaluación que contrasten el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas trazadas  con lo que realmente se ha logrado, debe realizar todo esto tomando en cuenta que tiene que interrelacionarse con muchas personas, las mismas que tienen diferentes posiciones, diferentes formas de analizar las situaciones, diferentes estilos de liderazgo y sobre todo con diferentes aspiraciones.
 
Uno de los problemas fundamentales que  enfrenta la organización, es el desarrollo de la cultura organizacional, y si entendemos ella como “el conjunto de experiencias hábitos, costumbres y valores,  que caracterizan a un grupo” (Bretones & Mañas, 2008) podemos darnos cuenta e inferir que el desarrollo de la misma, es fundamental para el devenir de la organización, ya que sin una profundización e interiorización de la cultura en los empleados difícilmente se pueden lograr los objetivos, desarrollar una cultura organizacional, es una labor de trabajo constante, ya que lo que se pretende es alinear las aspiraciones, hábitos, costumbres y deseos de los miembros de la organización con los de la empresa. Así tanto el desarrollo de la cultura organizacional como la motivación influyen en la eficiencia con la que los trabajadores realicen su labor en la organización.

DEFINICIONES
CULTURA ORGANIZACIONAL

Chiavenato define la cultura organizacional como “un sistema de creencias y de valores, una forma aceptada de interacción y de relaciones típicas  de determinadas organizaciones.” (Chiavenato, 2000)
El concepto de cultura, es utilizado para caracterizar el funcionamiento y estructura de las mismas organizaciones, identificándola con clima organizacional que refleja las normas y los valores del sistema formal y la manera que en los reinterpreta el sistema informal, manifestándose en tabúes, leyes y folklor  comunes y que además son reflejados en la historia de luchas internas y externas, los tipos de personas atraídas, sus procesos de comunicación y liderazgo. Típicamente las definiciones enfatizan los varios tipos de cogniciones que constituyen lo multifacético o la construcción multinivel de la cultura.

Así podemos entender que la cultura organizacional está formada por patrones de conducta, conceptos, valores, ceremonias y rituales que ocurren dentro de una organización. De acuerdo a Chiavenato, la cultura organizacional significa un modo de vida, un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y de relaciones típicas de determinada organización.

En la Actualidad se da el fenómeno que las organizaciones no precisamente necesitan personas que cambien con rapidez de actividad en la organización, ya que ahora hay que trabajar en equipo así que lo que se necesita es que sean capaces de alinearse con la cultura organizacional de la empresa, como lo señala Robbins  “en años recientes se ha extendido el interés hacia el ajuste entre las personas con las organizaciones, así como con los trabajos. En la medida en que una organización se enfrente a un ambiente dinámico y cambiante, y requiera empleados capaces de cambiar de tareas con rapidez y que se muevan con facilidad de un equipo a otro, más importante será que las personalidades de éstos se ajusten al conjunto de la cultura organizacional y no tanto a las características de un trabajo específico” (Robbins, 2009)

MOTIVACION

La Motivación es un factor primordial para lograr que los objetivos de la organización sean cumplidos por los empleados, toda empresa debe suministrarla, sobre la base de esto muchos teóricos  han escrito ya que han notado la importancia de la misma,  han  considerado a ésta, como factor primordial para el éxito de una organización. Podemos decir que  “Se define motivación como los procesos que inciden en la intensidad, dirección y persistencia del esfuerzo que realiza un individuo para la consecución de un objetivo” (Robbins, 2009)

Por ejemplo, ¿Qué hace que un estudiante no sea capaz de leer un libro de Administración que necesita para su carrera? y que devore por así decirlo el último libro de Harry Potter, la respuesta es la motivación, los factores que hacen que sus esfuerzos se destinen a la lectura de Potter y la persistencia en el mismo, no son los mismos que operan a la hora de tener que leer un libro de Administración. Ante esto, muchos científicos han realizado aportes importantes para la comprensión de la motivación y cómo afecta esta las acciones de las personas dentro de una organización.

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ABRAHAM MASLOW Y LA JERARQUIZACIÓN DE LAS NECESIDADES
Para Abraham Maslow  no son sólo las necesidades sociales las que corren el peligro de verse frustradas en el trabajo, sino toda una jerarquía de necesidades que se organizan del siguiente modo:
En el nivel más bajo del escalafón se sitúan las necesidades fisiológicas; A continuación, las necesidades de seguridad y las necesidades sociales; Y en el plano más elevado, la necesidad de realizarse.

Maslow resalta la importancia de crear un ambiente organizacional en el cual el individuo puede satisfacer incluso sus necesidades más elevadas en la escala jerárquica. Maslow define la autorrealización como: “el deseo de llegar a ser todo aquello en que uno es capaz de convertirse”.

Los principios de esta que teoría del hombre se autorrealiza, según Maslow serían las siguientes:

Los motivos del individuo son muy complejos y ningún motivo único afecta la conducta; más bien, son muchos los motivos que pueden actuar al mismo tiempo.

Existe una jerarquía de necesidades, por lo que, en general, las necesidades de orden inferior han de ser satisfechas al menos parcialmente, antes de que se active una necesidad de orden superior.

Una necesidad satisfecha no es un motivador. Dicho de otro modo, cuando se satisface una necesidad surge otra que la reemplaza, de forma que, en cierto sentido, el hombre siempre se halla en situación de necesitado. 
Las necesidades de orden superior pueden ser satisfechas de un modo más variado que las necesidades de orden inferior, como hemos indicado anteriormente, Maslow considera la motivación del individuo en términos de una jerarquía.

El nivel más bajo de esta jerarquía comprende las necesidades fisiológicas universales de alimentación, vestido, y vivienda. El hombre tiende a concentrarse en la satisfacción de estas antes de preocuparse de las de más alto nivel. Cuando las necesidades fisiológicas son ampliamente satisfechas, las necesidades de seguridad empiezan a dominar la conducta del hombre y a motivarlo en esta dirección. Aunque al principio esta necesidad significó exención de daño físico, más recientemente los autores incluyen otras exenciones, como la de la pérdida de empleo o de ingresos, etc.

Cuando están satisfechas las necesidades fisiológicas del hombre, y este no tiene ya temor respecto a su bienestar físico, sus necesidades sociales se constituyen en motivaciones importantes como las de su conducta, necesidades de pertenecer, de asociación, de ser aceptado por lo demás, de dar y recibir amistad y amor.

FRIEDRICH TAYLOR Y LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

El primer teórico de las organizaciones se preocupó por la motivación fue el padre de la administración científica. La necesidad de organizar mejor el trabajo atrajo la atención de Taylor, tema al que dedicó gran parte su tiempo.

Las ideas e hipótesis básicas que constituirán el núcleo de la organización científica del trabajo son las siguientes:

  • Taylor constata que la causa de la ineficacia de las empresas es la holgazanería, es decir, la tendencia de los trabajadores a hacer lo menos posible y lo más despacio que puedan.     
  •  La hipótesis de que los intereses de la empresa y los obreros son complementarios y de que no existe ningún antagonismo entre ambas partes: el máximo de prosperidad para la administración conllevará al máximo de prosperidad para el empleado.
  •  La programación y organización del trabajo deberá ser asumida por la dirección, dada la incapacidad de cualquier obrero para la elaboración intelectual.


Por tanto, se asignará a cada individuo una tarea definida y concisa con indicaciones precisas de lo que debe realizar a cada momento. Esta tarea concreta, que habrá de ejecutar en un tiempo dado, constituirá una medida precisa que permitirá el propio progreso y la satisfacción por su realización (Administración por tareas)

La asignación diaria de una tarea que exige un alto promedio de velocidad deberá ser compensada con un incentivo económico proporcional al éxito alcanzado. Efectivamente, la remuneración será un elemento esencial de la administración científica, Taylor lo considera como única base motivacional, y otros factores como la reducción de horas de trabajo, vacaciones, condiciones ambientales, etc. Serán estimados como elementos que condicionan el adecuado funcionamiento de la máquina motriz que es el hombre.
 
DOUGLAS MC GREGOR Y LA TEORIA “Y “
La base de su idea principal se refirió a encontrar métodos encaminados a estimular a las personas para que mejoren su rendimiento.

Su famosa “Teoría Y ” constituyó un esfuerzo notable para poner de manifiesto que el potencial humano para llegar a un rendimiento efectivo era mucho mayor de lo que buen número de directivos suponían y que tanto las personas como las organizaciones medrarían mucho más si movían en un clima de mayor libertad, más flexibilidad y una más abierta supervisión.

A través de sus enseñanzas y contactos con gran número de estudiantes, y su amplia labor de asesoramiento y orientación cerca de altos ejecutivos, sus ideas básicas respecto al liderazgo industrial pasaron a convertirse en parte integral de la filosofía de la dirección de miles de ejecutivos alrededor del mundo. Y McGregor decía; la dirección que se rige por normas y controles no consigue, en las condiciones actuales, establecer una motivación efectiva del esfuerzo humano hacia los objetivos de la organización.

Si no alcanza el éxito es debido a que el procedimiento utilizado supone valerse de métodos inútiles para motivar a las personas.
 
SINTESIS
Luego de Analizar los conceptos y las definiciones de Cultura Organizacional y Motivación podemos ver que los procesos dentro de una organización, son consecuencia tanto de la motivación como la cultura organizacional, los cuales influyen directamente en la eficiencia del trabajo, pero ¿Por qué estos factores inciden en la eficiencia de una organización? Cuando en la organización, se requiere de empleados, el primer paso es iniciar un proceso de selección de personal, se observa que en muchos casos los gerentes o los encargados de este proceso, seleccionan por diferentes motivos, los cuales pueden ser, lazos familiares, amistad, recomendaciones o sobre  la percepción de que X o Y persona puedan ser buenos elementos para contratar, algunos  realizan pruebas, constatación de hojas de vida, entrevistas, y alguna que otra visita domiciliaria para conocer el entorno.
 
En la mayoría de los casos cada proceso termina siendo una experiencia enriquecedora por la cantidad, calidad y variedad de los participantes, de esta forma se logra seleccionar a los más indicados o al menos los más indicados que cree el seleccionador,  y se  espera que estos se adapten rápidamente a los procesos de la empresa, y aunque existen intentos importantes para detectar el grado de acercamiento entre la cultura del individuo con la de la organización, realmente, la selección resulta siendo un “acto de fe” que intenta reducir esa brecha, pero que sólo se queda en un intento importante, ya que la verdadera dimensión del trabajador y su comportamiento se verá realmente en su desempeño diario, por eso más que proceso de selección, se necesitan  procesos de motivación los cuales terminarán siendo una de las  labores esenciales de los líderes de la organización, ya que de esta forma se irán  reduciendo las brechas existentes entre la cultura de la organización y la del individuo.
 
Una vez que se es parte de la empresa, la motivación juega un papel muy importante ya que el grado de motivación que reciban sus empleados repercutirá directamente en el grado de trabajo, compromiso y eficiencia con que se realicen las acciones.
 
La Cultura Organizacional es importante ya que es la que orienta las acciones espontáneas de los miembros de una organización, es el norte y paradigma a seguir, ya que representa la línea que todo integrante voluntariamente e inconscientemente debe perseguir para que los objetivos de la empresa se logren, no porque sean impuestos, sino porque son deseables, así se termina logrando que el cumplimiento formal de las obligaciones de la organización sean parte del sistema informal de la misma, en otras palabras se logra que las personas hagan lo que tienen que hacer porque quieren hacerlo. El proceso de alinear la cultura de las personas con la cultura organizacional de la empresa, genera que se realicen los procesos con más diligencia, con más asertividad y sobre todo más eficiencia.
 
Si una organización es el medio por el cual una persona puede ejercitar su capacidad de servicio y a través de la cual puede crecer como persona, entonces podemos darnos cuenta de la importancia de la misma porque no hablamos solamente de una fuente de  trabajo sino de un medio para desarrollar capacidades y habilidades, a través del servicio.

Podemos ver entonces que existe una relación entre motivación, desarrollo de una cultura organizacional y eficiencia.  La cual sólo se puede lograr si se conoce realmente a los componentes de nuestros equipos de trabajo, y aquí es donde la economía puede darle muchas luces a la administración, ya que una vez que los colaboradores empiezan a laborar, se puede identificar los factores motivacionales que hoy lo hacen más eficiente, pero no se puede asumir que esos factores se mantendrán constantes y no cambiarán, y mucho menos asumir que lo que funciona para uno, funciona para todos, habrá que denotar el grado de compromiso y la función que cada colaborador realiza, y lo más importante, ¿Qué hace el día de hoy, que el ejercicio de su función en la empresa lo haga feliz?, es decir en términos económicos, ¿Qué factores hacen que maximice su utilidad?, y si tiene que trabajar ¿Por qué tiene que elegir hacerlo bien si puede elegir hacerlo  mal? porque puede ser que maximizar su utilidad en este caso sea hacer las cosas a medias y no con el mayor grado de empeño, constancia y responsabilidad.
 

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La economía enseña que todos los agentes actúan siempre de manera racional, lo cual es tratar de obtener el mejor resultado con los pocos recursos con los que se cuentan, así cada trabajador tiene que ser motivado a dar lo mejor de sí, no porque tiene una obligación contractual, sino porque eso va a maximizar su bienestar, por lo tanto hacer que entienda eso y sobre todo que interiorice que hacer las cosas bien es beneficioso, le hará entender  que eso al final lo va a llevar a situaciones mejores de las que se encontraría si solamente hiciera sus labores porque tiene un contrato firmado.
 
Si se entiende esto, entonces el proceso de dirigir personas hacia una meta específica, será un proceso creativo e innovador, y el acto de diseñar las estrategias de motivación, logrará lo que al final se requiere que es alinear la cultura de la persona con la de la organización,  el resultado será que las labores se realizarán con mayor eficiencia y eficacia, cumpliéndose las metas de la organización no por imposición sino por maximización.
 
Un análisis de la naturaleza de los miembros de la organización, soportada sobre la racionalidad económica puede ayudarnos a generar mejores estrategias para el desarrollo del objetivo de la administración;  conocer a nuestros empleados y saber sus necesidades, deseos y aspiraciones nos puede ayudar a encontrar los correctos factores motivacionales de tal forma que logren realizar su labor con eficiencia y que además se alineen con la cultura organizacional de la empresa, así podremos lograr que realicen sus labores no porque estén obligados o sujetos sólo a un salario, sino porque lo quieran y porque vean en ese ejercicio una parte fundamental de su desarrollo como seres humanos.

CONCLUSIONES

  • El Proceso de Selección busca reducir  la brecha entre la cultura de trabajador y la cultura organizacional, generalmente no lo logra. 
  • Las Organizaciones actuales que se enfrentan a situaciones cambiantes a cada momento, buscan el trabajo en equipo de sus miembros, por eso valoran más el proceso de adaptación de los trabajadores a buscan ahora que los trabajadores puedan adaptarse mejor a la cultura organizacional de la empresa que a otros factores técnicos, los cuales son muy fáciles de conseguir en el mercado laboral. 
  • Lo que funciona como factor motivador hoy, puede no funcionar mañana, ya que los agentes maximizan su utilidad de forma diferente, en términos económicos significa que las personas cambian sus preferencias, lo que los estimula hoy a realizar un trabajo puede no ser el mismo mañana. 
  • El costo de no alinear a los empleados con la cultura organizacional, repercute en la eficiencia del trabajo que ellos realicen, haciendo que los objetivos de la empresa no se cumplan, se retrasen y que no se tenga en el factor una ventaja clave y competitiva. 

Bibliografía
 
Bateman, T. S. (2009). Administración. Liderazgo y colaboración para un mundo competitivo. México: McGraw - Hill. 
Bretones, F., & Mañas, M. (2008). La Organización creadora de clima y cultura. Madrid: Pirámide. 
Mankiw, G. (2012). Principios de Economía. México: Mc Graw - Hill. 
Martínez Guillén María del Carmen (2013). Motivación: La gestión empresarial. Ediciones Díaz de Santos. (ed.). 
Vargas Hernández José Gpe. La culturocracia organizacional en México. EDITOR Juan Carlos Martínez Coll
Robbins, S. (2009). Comportamiento Organizacional. México: Pearson Educación.
Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Bogotá: McGraw Hill.

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