Para que este modelo funcione y no se quede en el papel, es absolutamente necesario que la participación se dé durante todo el proceso de otorgamiento de licencias y permisos. La comunidad debe estar presente desde la planeación hasta la ejecución de los proyectos. Esto es ineludible porque, como lo ha demostrado la historia, los cambios ambientales producen fuertes impactos sociales, culturales o económicos, muchos de los cuales siguen sucediéndose en el tiempo, por eso es vital estar en cada eslabón del proceso:

Etapa de concepción del proyecto

El Estado o el dueño conciben y estudian, por primera vez, la posibilidad de realizar un proyecto y establecen la factibilidad y los beneficios que se logran con la realización del mismo. Así, la sociedad, a quien también le concierne el proyecto, debe tener la oportunidad de cooperar en esta evaluación.

Por eso, todo proceso debe fundamentarse en la información clara, veraz y, sobre todo, oportuna. Es claro, entonces, que desde la primera etapa es necesaria la participación de las comunidades, pues sólo de esta manera se puede conocer lo que la gente opina, para evitar conflictos y contribuir a economizar recursos y tiempo, tanto a la empresa como a las autoridades ambientales.

Etapas de solicitud, realización del estudio de impacto ambiental y otorgamiento de la autorización

El derecho a la participación debe ser garantizado antes de la toma de una decisión o permiso otorgado por la autoridad ambiental, por lo cual la comunidad necesita contar con una información previa y adecuada sobre las obras o proyectos que pretendan realizarse. La sociedad debe ser escuchada durante el diseño, elaboración y evaluación de los estudios de impacto ambiental.

El reconocer el derecho, la necesidad y la conveniencia de involucrar a la comunidad en la identificación de impactos y en el diseño de planes de acción, significa incorporar el conocimiento de los ‘especialistas’ (el conocimiento que sobre su medio poseen quienes protagonizan los problemas estudiados y quienes, además, ‘viven’ los problemas investigados) y permitir un acceso directo a los valores y a las opiniones de quienes van a recibir las transformaciones que generará el proyecto. Lo anterior da la posibilidad de concertar, entre quienes provocan los impactos y quienes se afectan por ellos, las acciones sociales necesarias para prevenirlos, mitigarlos y compensarlos (Ángel S. E., Carmona, S., Villegas, L.C. Gestión Ambiental en Proyectos de Desarrollo, Fondo Fen Colombia, 1996).

Etapa de ejecución del proyecto

Son incontables los aportes y las contribuciones que en la etapa de ejecución del proyecto pueden realizar las comunidades involucradas. Por ejemplo, a través de las veedurías ciudadanas se facilita la vigilancia y el control  de las actividades que se desarrollan dentro del proyecto; también se puede ejercer algún tipo de control de los recursos financieros y, además, se logra verificar el cumplimiento de las licencias o permisos que otorga la autoridad ambiental.

Etapa posterior o ejecución del proyecto

Una vez finalizada la obra o proyecto, la comunidad puede contribuir con el mantenimiento y hacer seguimiento a las actividades para las cuales se realizó la obra.

De esta forma, se puede concluir que si la participación en la gestión ambiental se da en todas las etapas del proyecto, el Estado cumple con su función de facilitar el aporte de la sociedad en las decisiones que afectan su vida económica, política, ambiental y cultural, lo cual también ayuda a subsanar las deficiencias que hoy se presentan en el campo de la evaluación:

• Las autoridades ambientales competentes, en ocasiones, no poseen procedimientos permanentes y parámetros establecidos para las evaluaciones de proyectos y en otras ocasiones éstas no se hacen de manera profunda. Además, debido a que continuamente se están expidiendo normas procedimentales, las decisiones y requerimientos se efectúan de manera subjetiva, según el funcionario al que le corresponde llevar a cabo la evaluación.
• Muchas veces, las evaluaciones de los estudios presentados se hacen desde el escritorio del funcionario, sin realizar visitas a terreno para el reconocimiento y verificación de lo escrito en los estudios. Esto se debe a la gran cantidad de casos de análisis o a la falta de funcionarios.
• A las debilidades en la gestión de las autoridades ambientales, se suma la falta de ética y de criterio de aquellos profesionales que elaboran los estudios ambientales, pues trabajan con información secundaria que está sin verificar.
• Se ha avanzado, aunque no es suficiente, en la base de datos que permita disponer de información o de otros estudios realizados, a fin de no solicitar análisis presentados previamente y de los cuales se podrían observar aspectos propios a aplicar en el caso particular.