Monitores Administrativos
Los monitores administrativos de las Facultades de Ciencia Política y Gobierno y de Relaciones Internacionales, son aquellos estudiantes que por sus calidades personales y académicas son seleccionados cada semestre, para cumplir funciones tanto de naturaleza académica como administrativa de manera tal que sus acciones deben propender por el normal desarrollo de la asignatura que tiene a su cargo, no solo en cuanto al contenido de las sesiones, metodología, cumplimiento del programa, sistema de evaluación aplicado y apoyo logístico, sino principalmente en cuanto al cumplimiento cabal del horario previsto.
Contratación y Remuneración
Para los Monitores Administrativos se realiza un contrato de prestación de servicios administrativos para el período académico correspondiente, donde se señala el pago por cada materia asignada. El Monitor Administrativo puede asumir máximo 4 materias simultáneamente. Si el Monitor decide asumir más grupos, se aceptará como máximo que sea monitor de 8 materias, sin obtener remuneración por dichas materias adicionales.
En el caso de que nadie se inscriba para una asignatura específica, una persona se puede inscribir bajo la figura de Monitor Padrino, donde no obtendrá ninguna remuneración por prestar los servicios de la monitoría y no es requisito indispensable estar tomando la materia asignada. Esta figura se da por la intención de colaboración de la persona que desee asumirla.
Se debe tener en cuenta que para las asignaturas que corresponden a otra Facultad***, el monitor debe dirigirse a la Dirección Administrativa de dicha Facultad para efectos de contratación, remuneración y control de planillas. Cabe anotar que cada Facultad tiene la potestad de definir si la Monitoría Administrativa será o no remunerada.
Funciones
De acuerdo con las Políticas establecidas por las Facultades, el (la) monitor (a) recibirá una carta de designación por parte del decano, y firmará posteriormente una carta de compromiso donde se establecen las siguientes responsabilidades:
Control de asistencia.
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Registrar diariamente en el sistema la asistencia del profesor a la clase respectiva e informar a la Dirección Administrativa y/o a la Secretaría Académica sobre la ausencia de un profesor a la sesión programada, en el mismo momento en que ha debido tener lugar la clase.
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Registrar en las planillas la clase que no haya sido dictada, la causa por la que no se dictó y la fecha en que se acordó la reposición de dicha clase.
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Presentar la planilla en la Dirección Administrativa una vez por semana, para el respectivo control de asistencia de los profesores.
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Dejar la planilla en Dirección Administrativa, los últimos viernes de cada mes, para efectos del reporte de nómina que se hace mensualmente.
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Seguimiento académico de la (s) asignatura (s):
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Informar a las autoridades de las Facultades sobre el desarrollo académico de la (s) asignatura (s) que tiene a su cargo, en cuanto al contenido de las sesiones, metodología, cumplimiento del programa y sistema de evaluación aplicado.
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Transmitir a sus compañeros de clase, la información suministrada en las reuniones, relacionada con calendario académico, programación de trabajos semestrales, procesos de grado y pasantías, y los demás temas de tipo académico administrativo.
Actividades Administrativas:
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Asistir a las reuniones programadas.
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Informar por escrito a la Dirección Administrativa ante la eventualidad de una posible inasistencia a la reunión, por causa de fuerza mayor.
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Apoyar a los profesores en cuanto a la solicitud de equipos audiovisuales, debiendo dirigirse con mínimo 2 días de antelación a la fecha en que necesiten el requerimiento, directamente a la oficina de la Dirección Administrativa y diligenciar el formato destinado para este fin. En algunos casos excepcionales los requerimientos de equipos se pueden tramitar directamente en Audiovisuales.
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Solicitar los salones que se requieran para las clases de reposición o clases extraordinarias que se programen, diligenciando el formato que se encuentra en Dirección Administrativa para tal efecto.
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Informar oportunamente a la Facultad cuando se tiene conocimiento de que un salón no se va a ocupar en la hora que está establecida normalmente.
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Entregar a los profesores documentos relacionados con seguridad social, caja de compensación, información de las Facultades, e.t.c.
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Participar activamente en los eventos de las Facultades tanto en su divulgación como asistiendo y colaborando en los aspectos logísticos de los mismos haciendo parte de los grupos de apoyo que se conforman para cada evento.
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Todas las demás acciones establecidas en el contrato suscrito con la Facultad.
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Adicionalmente, se suscribirá el contrato entre el (la) Monitor (a) Administrativo (a) y el Síndico de la Universidad, este donde se señalan las siguientes actividades:
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Cumplir con el calendario de actividades administrativas diseñado para el semestre en curso.
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Asistir a las reuniones programadas con los Monitores Administrativos.
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Participar como líderes de grupo en los proyectos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de la Universidad.
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Apoyar los proyectos de carnetización y actualización de datos de los estudiantes cuando así lo requiera la Universidad.
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Colaborar con los proyectos de adecuación física que ponga en marcha la Dirección de Administración de Inmuebles.
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Responsabilizarse del salón de clases que le haya sido asignado, velando por el buen estado de los muebles, cátedra, tarima, tablero, carteleras, pupitres, sillas y solicitar oportunamente el mantenimiento de los que se deterioren.
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Gestionar, coordinar, controlar y guardar los materiales necesarios para las clases, tales como marcadores, tiza, etc.
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Obtener y coordinar los servicios y equipos de ayudas audiovisuales que se necesiten para determinadas clases y responsabilizarse por el buen manejo de los mismos.
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Administrar la cartelera del respectivo salón.
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Colaborar con los profesores en el manejo diario de los Registros de Clase y en el Registro de Asistencia de los estudiantes.
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Coordinar con el Director Administrativo o con el Asistente Administrativo de la facultad el adecuado servicio de los asuntos administrativos requeridos por el respectivo curso.
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Las demás acciones que para buen funcionamiento del curso, le fueren solicitadas por la Decanatura y la Secretaría Académica.
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Las demás funciones de carácter administrativo que requiera la Dirección Administrativa y de Tecnología.
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Además de las funciones anteriormente descritas se ha pensado en incorporar lo relacionado con Mercadeo y promoción de las Facultades en los colegios, acorde con las políticas generales establecidas por la Universidad para estas actividades.
Procedimientos
1. Control de asistencia de los profesores de las Facultades:
Con el fin de agilizar el procedimiento de registro de asistencia de los profesores el cual tiene como propósito tanto el seguimiento de las clases como el respectivo pago de honorarios en el caso de los profesores de hora cátedra, se han establecido las siguientes condiciones:
1.1. El Monitor debe registrar manualmente en las planillas proporcionadas por Dirección Administrativa a inicios de cada semestre, los siguientes datos:
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Materia: Nombre de la asignatura que se monitorea.
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Profesor: Nombres y apellidos del profesor de planta, catedrático o de otra facultad.
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Horario: Horario establecido para la clase durante el semestre. Cualquier modificación que se haya hecho del horario se debe aclarar en la planilla y debe ser de común acuerdo entre el profesor y el grupo de estudiantes e informarse del cambio a Secretaría Académica.
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Nombre del Monitor: Nombres y apellidos del monitor responsable.
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Fecha: Fecha en que se dictó la clase.
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Tema: Tema tratado ese día de la clase. En este espacio aclarar si no hubo clase, la causa por la que no se dictó y la fecha que se acordó para la reposición de dicha clase.*
* Tener en cuenta que las Facultades de Ciencia Política y Gobierno y de Relaciones Internacionales han definido la siguiente política: Ante la eventualidad de una posible inasistencia, el profesor deberá informar por escrito al Decano y a la Secretaria Académica de las Facultades con 3 días de antelación. La Secretaría Académica será entonces la encargada de anunciar a los estudiantes sobre la no realización de una u otra sesión de clase. Para efectos del reconocimiento de la reposición que se acuerde con los estudiantes será también necesario que el profesor informe previamente a la Secretaría, situación de la cual el Monitor Administrativo debe tener pleno conocimiento.
- Hora de inicio y hora de finalización: Hora EXACTA en que se inició y se finalizó la clase. **
** También se debe tener en cuenta que, para todos los efectos, la hora clase se interpreta como los 60 minutos correspondientes a una hora completa y que el tiempo máximo permitido de receso en sesiones de 3 horas, será de 15 minutos.
- Firma: Es el espacio para la firma del profesor la cual se debe registrar luego de cada sesión. No es válida una sola firma que cubra varias clases, solo se admite una firma por sesión. En todos los casos, es el profesor (de planta o catedrático) quien debe firmar la planilla y no el Monitor Administrativo. Si la clase fue dictada por el profesor Auxiliar que se ha definido para algunos casos, o por un Monitor Académico (cabe mencionar que los Monitores Académicos no están autorizados para dictar clase), se debe aclarar en la planilla.
1.2. Presentar la planilla en la Dirección Administrativa una vez por semana, para el respectivo control de asistencia de los profesores.
Para este efecto, cada monitor dispondrá de una carpeta (por profesor) con las planillas de control, la cual deberá presentarse en la Dirección Administrativa de las Facultades los viernes o los lunes en los horarios de atención. Los monitores que por razones de fuerza mayor no la puedan presentar en este horario podrán hacerlo en la Decanatura con la secretaria, quien tomará nota de las inasistencias de los profesores y la devolverá inmediatamente al monitor para que continúe con el registro diario de asistencia.
1.3. Dejar la carpeta con la planilla en Dirección Administrativa, a final de mes, de acuerdo con las fechas establecidas, para efectos del reporte de nómina que se hace mensualmente. Esto implica que el Monitor se queda sin la planilla 2 o 3 días y que en la fecha señalada por la Dirección Administrativa debe recoger nuevamente la carpeta para continuar con el registro.
1.4. Registrar diariamente en el sistema la asistencia del profesor a la clase respectiva e informar a la Dirección Administrativa y/o a la Secretaría Académica sobre la ausencia de un profesor a la sesión programada, en el mismo momento en que ha debido tener lugar la clase.***
***A partir del primer período de 2005, se contará con un link de acceso en la web de las Facultades, para que los Monitores Administrativos accedan con su propio código y puedan diligenciar el formato de control de asistencia de los profesores y de esta manera generar un mecanismo directo y sistematizado de control desde la Dirección Administrativa y adicionalmente obtener informes diarios que se pueden arrojar con la información que se ingrese al sistema.
Del adecuado y oportuno diligenciamiento de las planillas de asistencia, depende la cancelación a tiempo y exacta de los honorarios de los profesores de hora cátedra.
2. Asignación de salones
Para la programación de las clases extraordinarias, reposiciones, parciales y exámenes finales, los Monitores Administrativos deben diligenciar manualmente el formato que se encuentra en Dirección Administrativa, mínimo con 48 horas de antelación a la clase.
La asignación de salones está a cargo del Departamento de Servicios Administrativos de la Universidad, pues es allí donde se centraliza toda la información referente a salones y capacidad. Por esta razón, se pueden presentar cruces de salones, caso en el cual, se deberá informar en el momento a la secretaria de Dirección Administrativa para que sea ella quien se contacte con el Departamento de Servicios Administrativos y se dé una solución inmediata a ese inconveniente.
El formato contiene información relacionada con fecha de solicitud, nombre del solicitante, materia, profesor, día que se requiere, horario, motivo de la solicitud, capacidad y caracterización del salón. Además tiene el espacio donde se registra por parte de la secretaria de Dirección Administrativa, manualmente, la respuesta a dicho requerimiento.
Los Monitores pueden acercarse a la Dirección Administrativa en horario de atención para obtener la respuesta o pueden llamar directamente a dicha dependencia.
3. Asignación de ayudas audiovisuales
Los monitores administrativos deben dirigirse directamente a la oficina de audiovisuales del Palacio de San Francisco ubicada en el primer piso, para tramitar la solicitud, con la persona que se encuentre de turno (existen 2 turnos: de 6:30a.m. a 2:30 p.m. y de 2:00 a 9:00p.m.).
Para recibir el equipo, en la oficina de audiovisuales, el monitor debe estar 15 minutos antes de que inicie la clase y debe diligenciar un formato donde se registran sus datos personales. Así mismo debe dejar el carné que lo acredita como estudiante de la Universidad. En este momento se le dará la orientación necesaria en cuanto al manejo e instalación del equipo o si se requiere la persona encargada de audiovisuales apoyará al monitor en el traslado e instalación del equipo. Al finalizar la clase el monitor debe devolver el equipo y reclamar su carné.
Los equipos deben solicitarse mínimo con 24 horas de antelación, para que se registren en la planilla de control que se lleva en dicha oficina y para que en la eventualidad en que no haya disponibilidad del equipo se pueda tramitar el alquiler del mismo.
En algunos casos excepcionales los requerimientos de equipos se pueden tramitar directamente en la Dirección Administrativa de las Facultades, diligenciando un formato donde se aclara el día, la hora y el salón de clase, la asignatura, el profesor y el equipo requerido.
Monitores asignados
El primer día de clase de cada semestre se publicarán en las principales carteleras de las Facultades de Ciencia Política y Gobierno y de Relaciones Internacionales y en este espacio de la página web, los horarios de clase, con su respectivo profesor, salón, día, hora, y Monitor Administrativo asignado, información que será actualizada permanentemente de acuerdo con los cambios que se vayan presentando. |
