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Museo UR

De los inventarios al sistema de documentación: un vistazo a la gestión de colecciones del Museo de la Universidad del Rosario

Ingrid Frederick - Elkin Saboyá

09/08/2021

Volumen 7 - Nº 72 ago./2021
ISSN: 2422-2216

De los inventarios al sistema de documentación: un vistazo a la gestión de colecciones del Museo de

En el artículo de la sección del Museo de la pasada edición, se abordó el inventario conocido de la colección de obras de arte y bienes del Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, a partir de un documento de 1665 donde se dejó constancia del traspaso de los bienes al finalizar la rectoría de fray Juan del Rosario.

Ahora bien, ¿con qué otros registros de la colección contamos, a partir de documentos similares? ¿Para qué nos sirven estos documentos? Este artículo busca hacer una recolección de algunas de las fuentes importantes que nos sirven de evidencia en la investigación del estado de la colección, la transformación y cambios que llevaron a su conformación como la conocemos hoy.

Los antiguos inventarios de la colección

Antes de mencionar los inventarios del Colegio del Rosario, es importante señalar que, aunque nosotros hoy les atribuimos esta función ligada al concepto actual de documentación en los museos, en los siglos XVII, XVIII y XIX eran formas de mantener constancias del patrimonio de la institución en un momento dado. Es decir, patrimonio en el sentido de los bienes que representaban un valor para el gobierno del Colegio Mayor, no necesariamente en el sentido actual de valor cultural, histórico, simbólico y artístico que está ligado al concepto moderno de patrimonio cultural, sino sobre todo en el sentido monetario y de interés en la sostenibilidad de la institución. En su conjunto, reflejan el interés de mantener cierta unidad institucional que estaba ligada a esta herencia de objetos. Los inventarios incluían obras artísticas, pero también elementos de materia prima y utensilios, dejando un panorama general de las formas de habitar los espacios y de usar los objetos, así como su condición y la situación de la entidad.

¿Qué evidencias documentales tenemos de la colección de bienes del claustro del Rosario entre el siglo XVII y el XIX?

  • 17 de marzo de 1665. Inventario realizado al finalizar el rectorado de fray Juan del Rosario y posesionarse como vicerrector Juan Peláez Sotelo (Archivo General de la Nación. “Colegios”, tomo IV, ff. 51-129)
  • 20 de enero de 1793. Inventario ordenado por Fernando Caicedo y Flórez, al posesionarse de la rectoría (AHUR, caja 11 ff. 272-78)
  • 12 de enero de 1843: Inventario de los útiles, enseres y bienes que recibió el rector Andrés María Pardo con asistencia de Mariano Becerra, Rafael Angulo, del rector saliente don Vicente Gómez y el secretario Juan María Pardo (AHUR, caja 41, ff. 223-30
  • 1 de enero de 1859. Inventario de útiles y alhajas al finalizar la rectoría de Juan Nepomuceno Núñez Conto (AHUR, caja 41 ff. 260-63)
 

En la mayor parte de estos documentos salta a la vista un número importante de bienes descritos que no podemos identificar y que no hacen parte de la colección actualmente.
Las estatuas del altar mayor de la capilla, descritas en 1793, incluyen la Virgen del Rosario, “santo Domingo, santa Catarina, santa Bárbara, san Gregorio, san Ambrosio, san Gerónimo, y san Agustín”. Ninguno de estos objetos existe hoy en día, así como algunos ornamentos, como los que tenía la estatua de Nuestra Señora del Rosario, que contaba con dos coronas de plata en 1793.

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Fotografía de la pintura El Calvario, de Juan Bautista Vásquez Ceballos y su marco. Capilla La Bordadita. Fotografía tomada para el Catálogo realizado por Francisco Gil Tovar, hacia 1982. Colección del Archivo Histórico de la Universidad del Rosario, ALB 07.2 FOT 071.

Por otro lado, estos documentos nos permiten responder a las preguntas de dónde se ubicaban ciertas obras en determinados momentos y cómo se utilizaba el Claustro. Se evidencian los cambios que han ocurrido de las ubicaciones de las obras. El retrato del fundador fray Cristóbal de Torres es mencionado en la celda rectoral, en 1665; luego, en 1793, se menciona en el aula de filosofía y, en el próximo siglo, en 1859, se observa en la sala rectoral. Hay que notar que existen dos retratos de fray Cristóbal en la colección del Rosario, uno de formato de cuerpo entero y otro más pequeño de medio cuerpo, por tanto, no se especifica cuál de estos es mencionado en cada momento.

A partir del inventario de 1859, consta que el Rosario ya tenía en la sala principal de la casa rectoral “un cuadro de la acta de la independencia, con vidriera i marco dorado”. Esta obra se encuentra, en los últimos años, colgada en los espacios de ingreso a la Vicerrectoría.

Además, se identifica desde por lo menos 1859 la existencia de la Virgen del Rosario “La Bordadita” actualmente en el Aula Máxima, con su marco original que todavía se preserva con la obra. Se identifica por la descripción detallada que nos permite identificar claramente la obra gracias a las características de su marco: “imagen bordada, con marco de carei, embutido de concha nácar”.

En 1859, también se detecta la ubicación de obras que hoy en día se conservan en el mismo lugar: “Un cuadro grande de nuestra señora de Loreto, en la pared del descanso de la escalera principal”. Esta obra ha permanecido hasta hoy en la misma ubicación privilegiada, en la escalera principal del claustro.

Documentación a finales del siglo XX

A los inicios de 1980, el historiador del arte Francisco Gil Tovar reunió el primer catálogo de la colección, para lo cual se tomaron fotografías de las obras, las cuales se encuentran conservadas en la colección del Archivo Histórico de la Universidad del Rosario. Hasta donde sabemos, esta constituyó la primera documentación fotográfica realizada con la finalidad de documentar las obras y la colección.

Al mismo tiempo, se describieron algunas obras, se realizaron algunas atribuciones de obras que no cuentan con firma. Además, se documentaron sus ubicaciones en los espacios. Este proyecto fue impulsado por las Ediciones Rosaristas y se les hizo gran difusión por medio de la Revista del Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario Nova et Vetera.

Unos años más tarde, hacia 1990, inició el primer proyecto en colaboración con el Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura. Iniciaron las labores de documentación de los bienes culturales de la capilla de La Bordadita, por medio del diligenciamiento de las Fichas de Inventario. Esto hacía parte de un proyecto innovador en el país, motivado por el interés de proteger el patrimonio cultural que venían desarrollándose en Colombia y en el mundo. La arquitecta María Isabel Gómez, de Colcultura, trabajó en la formulación del formato de la ficha de inventario a partir de un estudio de fichas más extensas que existían de los museos de Europa. La ficha básica de inventario empleada por Colcultura se produjo a partir del estudio de ejemplos de otros países y de las necesidades puntuales del país, en términos de documentación del patrimonio cultural para su protección y salvaguardia.

Así comenzó, en 1990, este proyecto por la capilla de La Bordadita, cuando era capellán el padre Germán Pinilla. En ese momento estaba fresco en la memoria de los rosaristas la lamentable pérdida de una de sus obras más significativas, que sucedió por un robo, el martes 25 de octubre de 1988. David danzando al son del arpa, una obra de 1,60 m de largo por 1,11 m de ancho, pintada por el artista Gregorio Vásquez de Arce y Ceballos (1657-1710), en la segunda mitad del siglo XVII, fue robada de la capilla poco antes del mediodía y de la habitual misa de las 12 (Alfredo Laverde H., El Tiempo, 27 de octubre de 1988).

Es muy posible que, ante este trágico evento, se hiciera evidente la necesidad de tomar medidas preventivas como la documentación de la colección. Por tanto, ante la oportunidad de una colaboración con Colcultura se abrieron las puertas del Rosario para estos procesos de documentación. María Isabel Gómez (entrevista del 24 de julio de 2021) recuerda que el ingreso a los espacios de las iglesias para la realización de los inventarios –algo que tendía a tener ciertas dificultades– se facilitó con la coparticipación del Banco de la República, entidad que daba una imagen de respaldo a Colcultura. Hoy, Gómez recuerda este proyecto con gran afecto, por la relación de cercanía con el Rosario por su padre, quien comenzó sus estudios en el Rosario, así como sus propios estudios de gestión cultural en la Universidad.

En 1994, inició una segunda parte de este proceso de elaboración de las fichas de inventario. Ahora era el turno de los bienes culturales en el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario que no hacían parte de la capilla. Fueron Salim Osta Lefranc y Blanca Victoria Maldonado, en ese momento estudiantes de la Escuela Nacional de Conservación, que se formaban en el primer programa de conservación de bienes muebles del país liderado por Colcultura. El proyecto fue supervisado por María Isabel Gómez, quien lideró en Colcultura, por muchos años, el programa de inventarios de bienes culturales muebles en el país y tuvo a cargo el proyecto de un manual de inventario, que ha sido referente importante en el medio profesional en el país y que en su momento fue pionero en la región de Latinoamérica y el Caribe. Anecdóticamente, la restauradora Blanca Victoria Maldonado recuerda que, como forma de contraprestación a las labores de documentación, los dos estudiantes fueron remunerados con un curso de informática ofrecido por el Colegio Mayor, pero realmente lo que mayor impacto y valor tuvo de toda esta experiencia no fueron las clases de cómputo, sino adentrarse en la colección del Rosario.

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David danzando al son del arpa
Gregorio Vásquez de Arce y Ceballos
Imagen tomada del catálogo de Gil Tovar (1982).

La función de la documentación en el Museo

Desde la creación del Museo de la Universidad del Rosario, en 2017, se ha buscado fortalecer y sistematizar la documentación de las colecciones, hasta incorporar el uso de un software de gestión de colecciones promovido por el Ministerio de Cultura, el cual ha sido adoptado como una herramienta de trabajo para el equipo del museo universitario. Al formalizarse la creación del museo universitario, se realizó una revisión del listado general de los bienes culturales, que había sido gestionado previamente por el área de activos fijos desde el área de Hábitat (Sindicatura) de la Universidad. Este trabajo se comisionó a las restauradoras Cecilia Bagés y María Carolina Peña y fue desarrollado entre agosto de 2017 y febrero de 2018.

En 2019, como un paso adicional a este proceso, se inicia el proyecto de migración de la documentación al software de Colecciones Colombianas, que promueve el Programa de Fortalecimiento de Museos del Ministerio de Cultura. El uso del software de Colecciones Colombianas se proyecta también como una herramienta para los investigadores que deseen consultar y estudiar nuestras colecciones. Hoy en día, las restauradoras del Museo de la Universidad del Rosario, Cecilia Bagés y María Victoria Gálvez, están a cargo de la implementación de nuevos protocolos en el tema de documentación que empiezan a desarrollarse con la adquisición de nuevas licencias para fortalecer el acceso y alimentación de la base de datos entre todos los miembros del equipo del Museo.

De esta manera, más allá de la idea de un inventario como algo fijo o estático, se promueve la idea de un sistema de documentación dinámico que refleje el día a día del Museo desde todas las áreas: exposiciones, conservación, investigación, etc. “El sistema de documentación de un museo es un conjunto de elementos (número de inventario, libro de inventario, fichas manuales o informatizadas) que están relacionados entre sí y con el entorno del museo y organizados con miras a la gestión de los objetos de la colección del museo” (Ambourouè y Guichen, s. f.: 2 en Siddharta, s. f.).

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Detalle de una ficha de la obra El Calvario, de Juan Bautista Vásquez Ceballos y su marco. Capilla La Bordadita.

Por último, ¿para qué seguir preocupándonos en la gestión de la información de las colecciones? El Museo no ve la documentación de colecciones como el fin en sí mismo, sino como “un medio para la gestión y valoración de los bienes culturales muebles custodiados por el museo, una herramienta para la recuperación de información necesaria en las diversas actividades de protección, conservación, investigación y divulgación de este patrimonio” (Siddharta, s.f.).

Referencias

Alfredo Laverde H., El Tiempo, “Sin dejar un solo rastro, se robaron valioso cuadro de Vásquez”. 27 de octubre de 1988.

Ambourouè Avaro, Anne y Gaël de Guichen, La documentación de las colecciones de los museos. ¿Por qué? ¿Cómo? Guía práctica, París, unesco/iccrom/epa, s. f.
 
Siddharta J. Carrillo M. s.f. Documentación de colecciones o la importancia de llamarse
10-123456. En Gaceta de Museos, pp. 44-49.
 

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